Chociaż nowoczesne technologie praktycznie zniweczyły gatunek epistolarny w życiu prywatnym i praktycznie przestaliśmy pisać listy do przyjaciół, znajomych i krewnych, korespondencja biznesowa jest nadal aktualna. Dzieje się tak dlatego, że list biznesowy jest dokumentem prawnym, podobnie jak inne prawidłowo wykonane i podpisane umowy. Dlatego każdy, kto w ramach swoich obowiązków służbowych zajmuje się korespondencją, musi nauczyć się pisać listy.
Instrukcje
Krok 1
Jeżeli ustaliliśmy, że list biznesowy jest dokumentem, to jego projekt musi spełniać wszystkie normy i wymagania dotyczące dokumentów. Jest napisany na papierze firmowym organizacji, na kartce standardowego papieru do pisania A4. Tradycyjnie czcionka to Times New Roman lub Arial w rozmiarze 12. Margines z lewej strony to 3 cm, z prawej 1,5 cm.
Krok 2
Formularz musi zawierać wszystkie niezbędne informacje o organizacji, którą reprezentujesz: imię i nazwisko, adres siedziby, dane bankowe i faksy kontaktowe, telefony, adres e-mail.
Krok 3
Po lewej stronie wskaż temat listu, spróbuj zmieścić się w jedną krótką frazę. Po prawej stronie napisz, do kogo jest przeznaczony list - imię i nazwisko, inicjały adresata, jego stanowisko, nazwa i adres organizacji. Wszystkie listy biznesowe rozpoczynaj od adresu „Drogi …”, w adresie pamiętaj, aby wpisać imię i nazwisko oraz imię i nazwisko adresata.
Krok 4
Zanim zaczniesz pisać list, skup się i zastanów, jaką myśl, propozycję lub informację chcesz przekazać swojemu respondentowi. Musisz zrozumieć, że długie, pogmatwane i niespójne litery, których nikt nie chce czytać.
Krok 5
Aby po pierwszych zdaniach Twój list nie trafił do kosza lub wyszedł z rezygnacją, przedstaw swój tekst w logicznej kolejności, tak aby każde kolejne zdanie było kontynuacją poprzedniego i było wypełnione nowym znaczeniem. Taki list będzie czytany z zainteresowaniem. Ponadto staraj się nie przekraczać 1 arkusza objętości. Jest to wskaźnik Twojej zdolności do krótkiego i jasnego wyrażania swoich myśli, co od razu przyciąga do Ciebie adresata.
Krok 6
W tekście listu poświęć pierwszy akapit na krótkie omówienie zagadnienia, zadania i wskaż powód, dla którego jego rozwiązanie jest konieczne. Następnie wyraź swoje przemyślenia w tej sprawie, podawaj sugestie lub po prostu niezbędne informacje. Na zakończenie wyciągnij wnioski i opisz korzyści płynące z przyjęcia Twojej propozycji lub podaj krótką analizę informacji, które przedstawiłeś powyżej.
Krok 7
Podpisz pismo, przekaż transkrypcję swojego podpisu ze wskazaniem stanowiska i numeru telefonu kontaktowego.
