Kilka rzeczy jest ważnych podczas wideokonferencji. Musisz odpowiednio skonfigurować sprzęt. Ważne jest również, aby wszystko dobrze zorganizować, upewniając się, że wszyscy uczestnicy konferencji są w porządku z dźwiękiem i obrazem.
Instrukcje
Krok 1
Rozpocznij przygotowania do poważnej wideokonferencji nie później niż 24 godziny wcześniej. Sprawdź sprzęt, czy wszystko działa? Aby to zrobić, wykonaj testową rozmowę wideo. Nie należy odkładać testowania sprzętu do wieczora, najlepiej zrobić to rano. Jeśli nagle odkryjesz problemy, w ciągu jednego dnia będziesz w stanie sobie z nimi poradzić: skontaktuj się z technikami i poinstruuj ich, aby rozwiązali problem.
Krok 2
Przygotuj swój pokój spotkań. Zainstaluj kamerę tak, aby nie padło na nią bezpośrednie światło. Sprawdź jakość obrazu. Konferencję najlepiej organizować przy sztucznym oświetleniu, ponieważ intensywność światła dziennego wpadającego do okien jest silnie uzależniona od pogody. Włączając światła, możesz ustawić kamerę tak, aby po prostu włączyła się następnego dnia, nie martwiąc się o to.
Krok 3
Podłącz mikrofon i upewnij się, że dźwięk jest wystarczająco dobry. Może być konieczne wyregulowanie korektora mikrofonu, aby zredukować syk lub gwizdki. Zrób to z wyprzedzeniem, nie odkładaj na dzień konferencji. Upewnij się, że wszystko działa. Dostosuj głośność mikrofonu tak, abyś mógł mówić spokojnie bez podnoszenia głosu i aby wszyscy doskonale Cię słyszeli.
Krok 4
Na wszelki wypadek zaproś technika na wideokonferencję. Jeśli jednak coś zawiedzie (w końcu wszystko może się zdarzyć), pomoże szybko rozwiązać problem. Najczęstszą przyczyną zakłóceń i problemów podczas wideokonferencji są właśnie wszelkiego rodzaju problemy techniczne.
Krok 5
Sprawdź ponownie cały sprzęt na kilka minut przed rozpoczęciem konferencji. Uczestnicy mogą wymagać wcześniejszego wezwania, aby upewnić się, że również dobrze sobie radzą.
Krok 6
Przestrzegaj etykiety wideokonferencji. Pierwszym krokiem jest przedstawienie wszystkich zaangażowanych osób. Jeśli konferencja jest wielowątkowa, wyznacz przewodniczącego w każdej grupie, aby udzielił głosu prezenterom, kontrolując proces tak, aby wszyscy nie próbowali mówić w tym samym czasie.
Krok 7
Pamiętaj, że jako prezenter konferencji jesteś w centrum uwagi. W sali konferencyjnej nie ma ludzi, ale jest kamera, więc obserwuj swoje zachowanie i gesty. Jeśli chcesz wyłączyć dźwięk, aby zredukować hałas, powiadom inne osoby. Jeśli jest jakiś problem z połączeniem, zachowaj spokój i uśmiech. Nie denerwuj się.
