Zszywanie dokumentów to powszechna procedura w środowisku biurowym i biurowym. Pomimo tego, że wydaje się to proste, istnieją specjalne przepisy, które określają zasady zszywania dokumentów i ich wykonywania. I te zasady powinny być znane, aby dokumenty przesłane do przetargu lub do archiwum nie zostały zwrócone do dalszej obróbki i zmiany.
Instrukcje
Krok 1
Aby zapewnić bezpieczeństwo dokumentów po flashowaniu, a także zapewnić ich przechowywanie we właściwej kolejności, wszystkie arkusze poza inwentarzem muszą być ponumerowane. Dokumenty są składane w porządku chronologicznym lub alfabetycznym. Koperty z zagnieżdżonymi arkuszami są numerowane przed zagnieżdżonymi arkuszami. Puste arkusze są wyłączane z etui i niszczone bez numeracji.
Krok 2
Ponumeruj arkusze etui zwykłym ołówkiem od góry do dołu, pozostawiając liczby w prawym górnym rogu każdego arkusza, bez wpływu na tekst. Numer zdjęcia i grafiki na odwrocie w lewym górnym rogu.
Krok 3
Jeśli w dokumentach znajdują się mapy sklejone z kilku arkuszy, ponumeruj je jako jeden arkusz, wskazując liczbę arkuszy w sklejeniu. Na końcu numeracji na osobnym arkuszu napisz list certyfikacyjny. Wskaż w nim liczbę arkuszy i cechy poszczególnych dokumentów, a także ich stan fizyczny.
Krok 4
Ponadto należy sporządzić spis dla złożonego kompletu dokumentów. Nie numeruj arkuszy spisowych. W inwentarzu wpisz nazwę dokumentu, wprowadź datę inwentaryzacji, adnotację określającą cel zestawu dokumentów, a także wymień wszystkie dokumenty, biorąc pod uwagę liczbę arkuszy. Na końcu inwentarza należy wpisać imię, nazwisko i patronimikę pomysłodawcy.
Krok 5
Wielkość okładki każdego etui powinna wynosić 229x324 mm. Na pierwszym i ostatnim arkuszu etui przed szyciem przyklej paski cienkiej tektury. Przez te paski przechodzi sznur. Użyj kleju silikatowego do uzupełnienia obudowy.
Krok 6
Na lewej krawędzi marginesów, nie dotykając pola tekstowego, wykonaj trzy otwory szydłem lub dziurkaczem symetrycznie na całej wysokości arkusza, w odległości 3 cm od siebie. Do szycia użyj nici do szycia lub sznurka bankowego i igły do szycia.
Krok 7
Zszyj dokument dwukrotnie, aby upewnić się, że zestaw jest mocny. Wyciągnij końce nici ze środkowego otworu z tyłu ostatniego arkusza i zawiąż je w supeł. Naklej na obudowę naklejkę z napisem zapewniającym, zaklej ją i zamknij montaż.
Krok 8
Pozostaw końce nici wolne. Etykieta certyfikacji musi zawierać wyraźny i czytelny podpis kierownika oraz pieczęć organizacji.
