Głównym celem wydarzenia jest przekazanie uczestnikom informacji lub zdobycie przez uczestników określonego doświadczenia. Idealna impreza jest jak w zegarku – wszystko idzie w ścisłej kolejności, działania organizatorów są skoordynowane i nie rozstrajają się ze sobą. To efekt planowania i przygotowań, które zwykle trwają kilka miesięcy.
Czy to jest to konieczne
- - personel co najmniej pięciu pracowników
- - budżet na wydarzenie
Instrukcje
Krok 1
Przede wszystkim określ cel i tematykę wydarzenia. Na tej podstawie powstanie cały dalszy schemat imprezy. Cel wydarzenia determinuje podejście marketingowe oraz grupę docelową, do której wydarzenie jest dedykowane.
Krok 2
Zdecyduj się na miejsce wydarzenia. Miejsce powinno zależeć zarówno od celu wydarzenia i liczby uczestników, jak i oczekiwanego scenariusza wydarzenia. Ważne jest, aby zadbać o obsługę gości. Rozważ kilka opcji i wybierz najbardziej optymalny stosunek ceny do jakości.
Krok 3
Aktywnie promuj wydarzenie. Kampania reklamowa powinna rozpocząć się półtora miesiąca przed rozpoczęciem imprezy i zakończyć miesiąc wcześniej. Równolegle z tym rozsądna jest procedura „zimnych wezwania” do zapraszania gości na wydarzenie. Wszystkie operacje związane z tworzeniem list uczestników muszą zostać zakończone maksymalnie na tydzień przed wydarzeniem.
Krok 4
Skorzystaj z pomocy sponsorów lub dygnitarzy. To nie tylko wzmocni Twoje relacje biznesowe, ale także nada określony status Twojemu wydarzeniu. Wyznacz czas tym osobom na przemówienie, najlepiej na początku wydarzenia.
Krok 5
Rozłóż obowiązki wśród personelu zaangażowanego w koordynację działania. Każdy powinien wyraźnie znać swój krąg odpowiedzialności i wydarzenia, które powinien kontrolować. Nie powinno być białych plam, każdy powinien mieć swoje instrukcje w formie drukowanej i znać je na pamięć.
Krok 6
W przeddzień seminarium konieczne jest ponowne przeszkolenie personelu prowadzącego działania koordynacyjne na imprezie. W dniu wydarzenia wszyscy koordynatorzy muszą stawić się co najmniej godzinę przed rozpoczęciem wydarzenia.
